¿Cómo es una inspección en un taller cosmético?

Imagina que un día suena el timbre y al otro lado hay un inspector. No tiene por qué ser motivo de miedo… si tienes todo en regla. Pero si no lo está, esa visita puede convertirse en el recordatorio más caro de tu carrera como artesana.

Hoy te cuento cómo son realmente las inspecciones en talleres cosméticos, qué documentos revisan y cómo puedes prepararte para afrontarlas con tranquilidad.

¿Por qué se realizan las inspecciones?

Las inspecciones no tienen como objetivo “asustar” a los fabricantes, sino garantizar que los productos que se ponen en el mercado son seguros para el consumidor.

Los inspectores verifican que se cumpla lo que establece el Reglamento (CE) 1223/2009, el Real Decreto 85/2018 en España (que regula los productos cosméticos) y la norma ISO 22716 sobre Buenas Prácticas de Fabricación (BPF).

Es decir, se aseguran de que tu taller o laboratorio:

• Cumple con las condiciones higiénicas adecuadas.

• Fabrica según las Buenas Prácticas de Fabricación (BPF).

• Mantiene una documentación completa y actualizada.

• Tiene productos correctamente notificados y evaluados antes de su venta.

¿Qué documentación suelen revisar?

Durante una inspección, el inspector no solo mira el entorno físico del laboratorio, sino también la documentación que acredita la legalidad y trazabilidad de tu actividad.

Estos son algunos de los documentos más importantes que pueden pedirte:

Documentación general del establecimiento

• Autorización o comunicación de actividad cosmética ante la autoridad competente.

• Plano o descripción del taller, indicando zonas de fabricación, envasado y almacenamiento.

• Certificados de formación del personal en BPF y seguridad.

• Manual de Buenas Prácticas de Fabricación actualizado.

  
  

Documentación de productos

• Expediente de Información del Producto (PIF) de cada cosmético.

• Informe de seguridad firmado por un evaluador cualificado.

• Fichas técnicas y de seguridad (MSDS) de las materias primas.

• Etiquetas y envases (para comprobar cumplimiento del artículo 19 del Reglamento 1223/2009).

• Notificación al portal europeo CPNP.

Registros internos de fabricación y control

• Registros de producción y control de calidad.

• Registros de limpieza, calibración y mantenimiento del taller.

• Control de proveedores y trazabilidad de lotes.

• Registros de incidencias, devoluciones o reclamaciones.

Ten toda la documentación ordenada, fechada y disponible tanto en papel como en formato digital. Los inspectores valoran mucho la organización y la transparencia.

¿Qué revisan físicamente en el taller?

Además de los documentos, el inspector recorrerá las instalaciones para asegurarse de que se cumplen los requisitos mínimos de higiene, seguridad y organización:

• Separación de zonas limpias y sucias.

• Utensilios y superficies fáciles de limpiar.

• Productos correctamente etiquetados y almacenados.

• Envases y materias primas cerrados, identificados y con lote.

• Equipos de medida calibrados (balanzas, termómetros...).

• Ausencia de alimentos o materiales no relacionados con la producción.

  
  

También puede tomar muestras de producto o materias primas para análisis, si lo considera necesario.

En talleres pequeños o artesanales, la inspección suele centrarse más en la trazabilidad y en las condiciones higiénicas básicas, no tanto en maquinaria industrial.

¿Cómo suele ser el enfoque de la inspección?

Aunque pueda parecer un examen, el objetivo de los inspectores no es “pillar” a nadie, sino verificar el cumplimiento de las normas. De hecho, si tu documentación está en regla y demuestras profesionalidad, la visita suele ser cordial y educativa.

El enfoque depende de la autoridad y del inspector, pero en general:

1. Primero revisan los documentos.

2. Luego realizan un recorrido por las instalaciones.

3. Finalmente, emiten un acta con observaciones o posibles no conformidades.

Si detectan fallos menores (como un registro incompleto o una etiqueta con un error leve), suelen dar plazo para corregirlo. En cambio, si encuentran irregularidades graves —como productos sin notificar o fabricación sin autorización— pueden retirar productos del mercado o iniciar un expediente sancionador.

Cómo prepararte para una inspección

Prepararte no es algo que debas hacer el día anterior, sino parte del trabajo habitual de cualquier fabricante responsable. Estas son algunas buenas prácticas para estar siempre lista:

1. Aplica las Buenas Prácticas de Fabricación (BPF) en tu día a día.

2. Mantén todos tus registros al día: limpieza, control de materias primas, producción, etc.

3. Ten actualizado el PIF de cada producto.

4. Verifica que tus etiquetas cumplan el Reglamento 1223/2009.

5. Guarda facturas y albaranes de materias primas y envases.

6. Asegúrate de que tu formación y la de tu equipo estén documentadas.

7. Sé transparente: si no sabes algo, muestra disposición a corregirlo.

Una inspección no es un castigo, es una oportunidad para mejorar y demostrar que trabajas de forma profesional.

Conclusión: tener todo en regla es tu mejor defensa

Cada vez hay más inspecciones en el sector de la cosmética artesanal. No porque quieran perseguir a las artesanas, sino porque el mercado crece y la autoridad sanitaria debe garantizar la seguridad del consumidor.

Por eso, si ya estás vendiendo tus cosméticos, el mejor paso que puedes dar es formarte y asegurarte de que todo está en orden: tu taller, tu documentación, tus productos y tus registros.

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